다름이 아니 오라, 제 경험담을 토대로 현대 사회에서 주요 비즈니스의 통신수단으로 사용하고 있는 이메일의 꼴불견 형태를 케이스별로 정리를 해 보았습니다. 아마 여러분들도 다들 아시고 계시는 부분일 텐데 이런 기회를 빌어서 한 번 정리를 해 보았습니다. 단순히 개인적인 경험으로 쓰여진 것이오니 님들 과의 견해차가 있더라도 그냥 참조만 해 주시길 바랍니다.
1. 대문자로만 쓰여진 영어: 이것 완전 사람 잡습니다. 영어권 사람들도 이런 대문자로만 쓰여진 영어를 해독하는데 상당한 인내심을 필요로 한다고 합니다. 특히, 유럽쪽과 중국쪽의 몰상식한 사람들이 자기편의 주의로 쓰는 이메일 방식입니다. 적절히 대/소문자는 규칙에 따라서 사용함으로써 수신인을 배려해야 겠습니다.
2. 소문자로만 쓰여진 영어: 비즈니스 영어는 영어 채팅과 다릅니다. 규칙에 따라서 쓰여져야 합니다. 언어는 자신을 표현하는 거울입니다.
3. 색깔 또는 이미지를 바탕색으로 깔고 그 위에다 이메일을 쓰는 경우: 비즈니스 영어는 연애편지가 아닙니다. 축하하는 일과 경사스러운 일의 동참 경우 이외에는 가급적 자제를 해야 합니다. 특히 바탕색을 회색으로 했을 경우 읽기가 상당히 고통스럽습니다. 눈에 눈물 질질 납니다.
4. 받은 이메일을 회신할 때 회신의 내용을 받은 메일 밑에다 쓰는 경우: 항상 회신하는 내용은 제일 위에 올라와 있어야 읽는 사람이 어렴움없이 찾아 읽습니다. 어떤 해외 바이어의 경우 수십개 되는 메일의 맨 마지막에 자기 회신내용을 적는 경우가 있습니다. 전 그 바이어 죽이고 싶었습니다…ㅜ.ㅜ
5. 받는 사람과 참조란의 구별을 하지 않고 섞어 놓은 경우: 이메일도 상하 원칙에 입각해서 쓰여져야 한다고 생각합니다. 해당 담당자가 제1 수신자가 되어 받는 사람의 제일 첫번째 놓여야 하며, 그 외 중요 주무자들이 제2, 제3 수신자 란에 놓여져야 합니다. 그리고 실무와는 관계없는 참고 목적의 수신인들은 반드시 참조나 숨은 참조에 연장자 혹은 직급 순으로 정렬해서 놓아야 합니다. 이메일 받는 사람들은 이런 것 하나 놓치지 않고 보낸 사람의 예의정도를 평가할 수 있습니다. 이메일은 얼굴 없는 수단이기 때문에 사람을 평가할 수 있는 부분이 제한적이므로 이런 사소한 것 하나를 평가수단으로 삼는 수가 많습니다.
6. 첫인사와 끝 인사 말이 달아나 버린 예의 없는 메일: 사내 이메일의 경우는 굳이 인사말을 사용하지 않더라도 흠이 될 것 없습니다만 비즈니스 메일은 매일 얼굴을 보는 것이 아니기 때문에 첫인사와 끝 인사말은 꼭 써 주도록 합시다. 인사 많이 한다고 누가 침 뱉을 사람 아무도 없습니다. 인사는 많이 하면 할수록 좋습니다.
7. 첨부파일의 크기를 조절하지 않고 스팸화하여 보내는 메일: 어느 이메일 서버이든 간에 최소 3M에서 수십메가 까지의 서버 용량을 기반으로 이메일을 사용하고 있습니다. 한꺼번에 수메가의 첨부 용량을 보내게 되면 받는 사람 서버의 용량 초과로 다른 중요한 메일들을 수신 못하게 하는 범죄(?)를 저지르게 됩니다. 바이어가 이런 경우를 당했을 경우는 그 범죄자에 대해서 혹독한 처벌(?)을 내릴 것입니다. 큰 용량의 파일은 웹사이트의 링크 페이지에서 링크를 시켜서 알려 주거나 bmp, gif파일 등은 jpg(jpge) 파일 등으로 형식을 바꿔 주거나 사이즈를 축소하여 보내는 것이 바람직합니다.
8. 희한한 글씨체로 쓰여진 이메일: 연애편지에 자주 사용되는 글씨체를 사용하여 아주 아리따운 글씨체를 사용하는 경우가 종종 있습니다. 다시 한 번 말씀 드리지만 비즈니스는 연애편지와 다릅니다. 가장 보편적인 글씨체는 Arial과 Times New Roman입니다. 굴림체로 작성된 이메일의 경우는 꼭 상기 외국인 선호폰트로 변형하여 이메일을 보내 주시면 좋습니다.
9. 글씨체 크기를 크게 하거나 깨알처럼 작게 하여 보내는 메일: 가장 무난한 글씨체 크기는 10pt~11pt입니다. 그래야 읽기에 편합니다.
10. 메일 회신할 때 뒤에 따르는 수십개의 이전 메일들: 현재 메일 쓰는 곳에 영향을 미치는 몇 개 이메일을 제외하고 관계없는 이메일들은 일일이 다 제거하여 메일 용량을 가볍게 하도록 합시다. 좋기로는 프린터 사이즈에 맞춰 A4 1장~2장 정도의 분량을 뒤에 따라 오게 하면 좋습니다. 전에 이메일을 받고서 전체 프린터를 실수로 누른 후 화장실 갔다 온 사이 수 십장이 인쇄되는 불상사가 있었습니다.
11. 철자가 많이 틀린 이메일: 이메일을 보내기 전에는 맞춤법 검사를 일상화하여서 맞춤법에 문제 있는 것들은 모두 수정하여 보내도록 하면 좋습니다.
12. 쉼표와 마침표가 적절한 곳에 찍혀지지 않은 메일: 쉼표는 말 그대로 쉬어가는 표시입니다. 쉼표 표시 뒤에는 꼭 한 칸을 띄워서 작성을 해야 합니다.
13. 요점이 불명확한 메일: 횡설수설하는 메일을 가끔 보면 회신도 횡설수설 하게 됩니다. 비즈니스 영어는 간단명료 요점만 확실히 전달할 수 있으면 성공입니다. 요점만 간략히 짚어주는 이메일 기법이 절실히 필요합니다.
14. 메일 회신을 하루이상 늦추는 메일: 메일은 신속성에 그 생명력이 있습니다. 중요한 자료의 검토나 준비자료가 필요한 메일의 경우에는 신속히 답변을 못 줄 때가 있습니다. 하지만 상대방에게 이런 저런 이유로 준비 기간이 필요하다는 회신을 미리 던져 주어 바이어에게 통보해 주면 좋습니다. 밑도 끝도 없이 팩스보다 더 느린 이메일 회신은 더 이상의 생명력을 잃어 버림과 동시에 신뢰도 땅바닥에 떨어진다는 사실 명심합시다.
15. 두 번 일 하게 만드는 메일: 꼭 정곡을 못 찌르고 애매하게 답변함으로써 두 번 체크 하게 만드는 메일이 있습니다. 항상 메일은 수신자의 입장에서 쓰여져야 합니다. 가려운 부분을 긁어주는 느낌으로 쓰여져야 한다고 봅니다.
16. 밑도 끝도 없이 중요한 자료라고 최우선 순위의 이메일로 지정하는 경우: 자기 이메일만 급한 게 아닙니다. 그리고 상대방은 한 사람의 이메일만 처리하는 게 아닙니다. 항상 상대방의 입장에서 바라봐야 합니다.
17. 읽음 확인 메일을 항상 같이 요구하는 경우: 특히 중요하고 상대방 메일 서버관련 문제가 아니고서는 읽음 확인 메일을 요청하는 경우는 결례라고 생각합니다. 요즘은 이메일은 수신자가 접수하지 못한 경우에는 대부분 송신자 서버에서 수신자 서버 접근 불가 통보를 보내오므로 굳이 뒷조사하는 것 같은 느낌을 상대방에게 줄 필요는 없다고 봅니다.
18. 첨부의 파일 형식이 일반화되지 않은 경우: 가끔씩 hwp 파일을 외국인에게 보내는 경우가 있는데 외국인들은 hwp파일을 사용하지 않습니다. 그래서 결국 읽을 수가 없습니다. 가장 일반적인 파일 형태로서는 문서파일은 워드, 엑셀 파일, 그림 파일은 jpg(jpeg), gif 파일을 사용하면 좋겠습니다.
19. 문단의 구분이 안 된 메일: 적절히 문단을 구분하여 이메일을 보내게 되면 상대방이 읽고 이해하는 데 상당히 도움이 됩니다. 특히나, 중요한 부분은 하이라이트 마크를 해서 중요 사항을 체크 해 줄 수도 있습니다.
20. 수신자 지정이 잘 못된 경우: 치명적입니다. 특히 경쟁 바이어에게 보내지면 거래단절까지 갈 수 있는 큰 사건입니다. 아웃룩 익스프레스를 사용하게 되면 이메일 주소 자동완성기능이 있어서 특히 비슷한 이름의 경우 이런 경우가 생기게 됩니다. 첫째도 신중, 둘째도 신중입니다. 그리고 보내기 버튼기능은 엎질러진 물과 같다고 보아야 합니다. 한 번 보내고 나면 되돌릴 수 없습니다. 철저하게 체크 하여 보내야 겠습니다.
21. 이메일의 제목이 현재 메일과 전혀 상관없는 경우: 회신을 누를 경우 이전의 메일 제목으로 작성되게 됩니다. 하지만 항상 이메일 제목은 현재 메일의 내용을 가장 잘 대변할 수 있는 것으로 항상 업데이트 되어야 좋습니다.
이상 두서없이 생각나는 대로 풀어 봤습니다. 이외에도 회원님들이 느끼시기에 꼴불견 이메일이라 생각되는 부분이 있으면 여기서 같이 나눴으면 합니다. 이메일이 상용화 된 지 오래 되었지만 아직도 이런 에티켓 부분에서 미비한 점이 많다고 생각됩니다. 서로 의견을 나눠서 우리 모두 좋은 에티켓을 가진 이메일 사용자가 되어 봅시다……
1. 대문자로만 쓰여진 영어: 이것 완전 사람 잡습니다. 영어권 사람들도 이런 대문자로만 쓰여진 영어를 해독하는데 상당한 인내심을 필요로 한다고 합니다. 특히, 유럽쪽과 중국쪽의 몰상식한 사람들이 자기편의 주의로 쓰는 이메일 방식입니다. 적절히 대/소문자는 규칙에 따라서 사용함으로써 수신인을 배려해야 겠습니다.
2. 소문자로만 쓰여진 영어: 비즈니스 영어는 영어 채팅과 다릅니다. 규칙에 따라서 쓰여져야 합니다. 언어는 자신을 표현하는 거울입니다.
3. 색깔 또는 이미지를 바탕색으로 깔고 그 위에다 이메일을 쓰는 경우: 비즈니스 영어는 연애편지가 아닙니다. 축하하는 일과 경사스러운 일의 동참 경우 이외에는 가급적 자제를 해야 합니다. 특히 바탕색을 회색으로 했을 경우 읽기가 상당히 고통스럽습니다. 눈에 눈물 질질 납니다.
4. 받은 이메일을 회신할 때 회신의 내용을 받은 메일 밑에다 쓰는 경우: 항상 회신하는 내용은 제일 위에 올라와 있어야 읽는 사람이 어렴움없이 찾아 읽습니다. 어떤 해외 바이어의 경우 수십개 되는 메일의 맨 마지막에 자기 회신내용을 적는 경우가 있습니다. 전 그 바이어 죽이고 싶었습니다…ㅜ.ㅜ
5. 받는 사람과 참조란의 구별을 하지 않고 섞어 놓은 경우: 이메일도 상하 원칙에 입각해서 쓰여져야 한다고 생각합니다. 해당 담당자가 제1 수신자가 되어 받는 사람의 제일 첫번째 놓여야 하며, 그 외 중요 주무자들이 제2, 제3 수신자 란에 놓여져야 합니다. 그리고 실무와는 관계없는 참고 목적의 수신인들은 반드시 참조나 숨은 참조에 연장자 혹은 직급 순으로 정렬해서 놓아야 합니다. 이메일 받는 사람들은 이런 것 하나 놓치지 않고 보낸 사람의 예의정도를 평가할 수 있습니다. 이메일은 얼굴 없는 수단이기 때문에 사람을 평가할 수 있는 부분이 제한적이므로 이런 사소한 것 하나를 평가수단으로 삼는 수가 많습니다.
6. 첫인사와 끝 인사 말이 달아나 버린 예의 없는 메일: 사내 이메일의 경우는 굳이 인사말을 사용하지 않더라도 흠이 될 것 없습니다만 비즈니스 메일은 매일 얼굴을 보는 것이 아니기 때문에 첫인사와 끝 인사말은 꼭 써 주도록 합시다. 인사 많이 한다고 누가 침 뱉을 사람 아무도 없습니다. 인사는 많이 하면 할수록 좋습니다.
7. 첨부파일의 크기를 조절하지 않고 스팸화하여 보내는 메일: 어느 이메일 서버이든 간에 최소 3M에서 수십메가 까지의 서버 용량을 기반으로 이메일을 사용하고 있습니다. 한꺼번에 수메가의 첨부 용량을 보내게 되면 받는 사람 서버의 용량 초과로 다른 중요한 메일들을 수신 못하게 하는 범죄(?)를 저지르게 됩니다. 바이어가 이런 경우를 당했을 경우는 그 범죄자에 대해서 혹독한 처벌(?)을 내릴 것입니다. 큰 용량의 파일은 웹사이트의 링크 페이지에서 링크를 시켜서 알려 주거나 bmp, gif파일 등은 jpg(jpge) 파일 등으로 형식을 바꿔 주거나 사이즈를 축소하여 보내는 것이 바람직합니다.
8. 희한한 글씨체로 쓰여진 이메일: 연애편지에 자주 사용되는 글씨체를 사용하여 아주 아리따운 글씨체를 사용하는 경우가 종종 있습니다. 다시 한 번 말씀 드리지만 비즈니스는 연애편지와 다릅니다. 가장 보편적인 글씨체는 Arial과 Times New Roman입니다. 굴림체로 작성된 이메일의 경우는 꼭 상기 외국인 선호폰트로 변형하여 이메일을 보내 주시면 좋습니다.
9. 글씨체 크기를 크게 하거나 깨알처럼 작게 하여 보내는 메일: 가장 무난한 글씨체 크기는 10pt~11pt입니다. 그래야 읽기에 편합니다.
10. 메일 회신할 때 뒤에 따르는 수십개의 이전 메일들: 현재 메일 쓰는 곳에 영향을 미치는 몇 개 이메일을 제외하고 관계없는 이메일들은 일일이 다 제거하여 메일 용량을 가볍게 하도록 합시다. 좋기로는 프린터 사이즈에 맞춰 A4 1장~2장 정도의 분량을 뒤에 따라 오게 하면 좋습니다. 전에 이메일을 받고서 전체 프린터를 실수로 누른 후 화장실 갔다 온 사이 수 십장이 인쇄되는 불상사가 있었습니다.
11. 철자가 많이 틀린 이메일: 이메일을 보내기 전에는 맞춤법 검사를 일상화하여서 맞춤법에 문제 있는 것들은 모두 수정하여 보내도록 하면 좋습니다.
12. 쉼표와 마침표가 적절한 곳에 찍혀지지 않은 메일: 쉼표는 말 그대로 쉬어가는 표시입니다. 쉼표 표시 뒤에는 꼭 한 칸을 띄워서 작성을 해야 합니다.
13. 요점이 불명확한 메일: 횡설수설하는 메일을 가끔 보면 회신도 횡설수설 하게 됩니다. 비즈니스 영어는 간단명료 요점만 확실히 전달할 수 있으면 성공입니다. 요점만 간략히 짚어주는 이메일 기법이 절실히 필요합니다.
14. 메일 회신을 하루이상 늦추는 메일: 메일은 신속성에 그 생명력이 있습니다. 중요한 자료의 검토나 준비자료가 필요한 메일의 경우에는 신속히 답변을 못 줄 때가 있습니다. 하지만 상대방에게 이런 저런 이유로 준비 기간이 필요하다는 회신을 미리 던져 주어 바이어에게 통보해 주면 좋습니다. 밑도 끝도 없이 팩스보다 더 느린 이메일 회신은 더 이상의 생명력을 잃어 버림과 동시에 신뢰도 땅바닥에 떨어진다는 사실 명심합시다.
15. 두 번 일 하게 만드는 메일: 꼭 정곡을 못 찌르고 애매하게 답변함으로써 두 번 체크 하게 만드는 메일이 있습니다. 항상 메일은 수신자의 입장에서 쓰여져야 합니다. 가려운 부분을 긁어주는 느낌으로 쓰여져야 한다고 봅니다.
16. 밑도 끝도 없이 중요한 자료라고 최우선 순위의 이메일로 지정하는 경우: 자기 이메일만 급한 게 아닙니다. 그리고 상대방은 한 사람의 이메일만 처리하는 게 아닙니다. 항상 상대방의 입장에서 바라봐야 합니다.
17. 읽음 확인 메일을 항상 같이 요구하는 경우: 특히 중요하고 상대방 메일 서버관련 문제가 아니고서는 읽음 확인 메일을 요청하는 경우는 결례라고 생각합니다. 요즘은 이메일은 수신자가 접수하지 못한 경우에는 대부분 송신자 서버에서 수신자 서버 접근 불가 통보를 보내오므로 굳이 뒷조사하는 것 같은 느낌을 상대방에게 줄 필요는 없다고 봅니다.
18. 첨부의 파일 형식이 일반화되지 않은 경우: 가끔씩 hwp 파일을 외국인에게 보내는 경우가 있는데 외국인들은 hwp파일을 사용하지 않습니다. 그래서 결국 읽을 수가 없습니다. 가장 일반적인 파일 형태로서는 문서파일은 워드, 엑셀 파일, 그림 파일은 jpg(jpeg), gif 파일을 사용하면 좋겠습니다.
19. 문단의 구분이 안 된 메일: 적절히 문단을 구분하여 이메일을 보내게 되면 상대방이 읽고 이해하는 데 상당히 도움이 됩니다. 특히나, 중요한 부분은 하이라이트 마크를 해서 중요 사항을 체크 해 줄 수도 있습니다.
20. 수신자 지정이 잘 못된 경우: 치명적입니다. 특히 경쟁 바이어에게 보내지면 거래단절까지 갈 수 있는 큰 사건입니다. 아웃룩 익스프레스를 사용하게 되면 이메일 주소 자동완성기능이 있어서 특히 비슷한 이름의 경우 이런 경우가 생기게 됩니다. 첫째도 신중, 둘째도 신중입니다. 그리고 보내기 버튼기능은 엎질러진 물과 같다고 보아야 합니다. 한 번 보내고 나면 되돌릴 수 없습니다. 철저하게 체크 하여 보내야 겠습니다.
21. 이메일의 제목이 현재 메일과 전혀 상관없는 경우: 회신을 누를 경우 이전의 메일 제목으로 작성되게 됩니다. 하지만 항상 이메일 제목은 현재 메일의 내용을 가장 잘 대변할 수 있는 것으로 항상 업데이트 되어야 좋습니다.
이상 두서없이 생각나는 대로 풀어 봤습니다. 이외에도 회원님들이 느끼시기에 꼴불견 이메일이라 생각되는 부분이 있으면 여기서 같이 나눴으면 합니다. 이메일이 상용화 된 지 오래 되었지만 아직도 이런 에티켓 부분에서 미비한 점이 많다고 생각됩니다. 서로 의견을 나눠서 우리 모두 좋은 에티켓을 가진 이메일 사용자가 되어 봅시다……
'Trade' 카테고리의 다른 글
| 중국무역자료-시장 (0) | 2005.05.30 |
|---|---|
| 해관 업무시 필수 숙지사항 (0) | 2005.05.27 |
| 효과적인 비즈니스 이메일 작성 요령 (0) | 2005.04.25 |
| Offer Sheet 양식 (0) | 2005.04.25 |
| T/T 방식을 이용한 해운/항공 수입 절차 (0) | 2005.04.25 |