효과적인 비즈니스 이메일 작성 요령

바이어는 어느 하나의 회사와 업무를 처리하는 것이 아니기 때문에 일 처리를 할 때 바이어가 참조하고 지난 것의 것과 연계가 있다는 것(표시등)과 충분한 설명등 을 항상 덧붙여서 바이어가 혼돈하는 것을 막아야 합니다. 다음은 제 경험을 바탕으로 바이어와의 혼돈을 줄이는 방법입니다.

1. 교신시 포인트를 집어서 얘기하고 사족은 되도록 금하시길 바랍니다. 바이어는 긴 문장의 레터나 메일을 그것도 비영어권 사람이 쓴 것을 읽는 것을 그렇게 100% 보낸 입장에서 이해할 수 없기 때문입니다.

2. 샘플을 보낼때는 샘플을 보내고 나서 다음 사항을 꼭 바이어에게 명시를 해 주어야 합니다. 그래야 바이어가 다른 제품과 혼돈을 하지 않을 겁니다.
- Courier Service Tracking No
- 샘플 참조 번호
- 샘플의 취지
- 지난 샘플과의 연계여부(연계된다면 연계되는 참조번호 고지)

- 샘플 보낸 내용과 동일한 사진을 이메일로 먼저 보낸다.

3. 계획되지 않는 샘플의 발송은 바이어의 혼돈만 초래할 뿐이므로 참조 샘플은 굳이 보내시지 않는 것이 좋은데...만일 좋은 것이 있어 보낸다면 바이어와 충분한 협의 및 사전 사진 샘플등을 먼저 보내어 컨펌을 받은 후 보내셔야 합니다.

4. 샘플 발송에 관한 세부 사항에 관한 철을 파일화하여 관리하셔야 합니다.

5. 메일을 보낼 때 효율적으로 이메일 형식을 빌어서 교신을 해야만 바이어가 쉽게 이해합니다...하기의 예문은 제가 주로 사용한느 메일 형식인데 참고하시길 바랍니다.

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Dear Joe,

Re: Sample Schedule for ODD(제목은 두꺼운 글씨체로)

Will be ready by May 1, 2004. I will keep you updated.

Re: Shipping schedule for your P/O No. 2003445

Closing Date: April 10, 2004

ETA Qingdao: April 12, 2004

ETD New York: April 28, 2004(요점 부분은 색상하이라이트를 해 주면 좋습니다.)

I will keep you udapted on any changes.

Re: Payment Request for Invoice No. 2-43222

As requested last week, please kindly advise.

Re: Specs for ANN234(도표를 자주 이용하면 바이어가 쉽게 이해합니다)

Any questions, please let me know.

Thank you very much.

Best Regards,

Harrison

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* 업무에 관한 부분을 저는 서술형이 아닌 단답식으로 풀어 나가는 것과 주로

도표를 이용해서 전달을 시키는 것을 좋아합니다.(도표는 엑셀을 이용해서 만든 다음에 아웃룩으로 가져가면 됩니다. 일부는 깨지기도 하지만 그런대로 효과 만점입니다.) 바이어의 혼선을 줄이는 방법으로서는 제 경험상 가장 좋은 방법인 듯 하더라구요. 님들의 취향에 따라서 각자의 이메일 포맷을 갖는 것도 장래 좋은 거래를 위해서 좋을 듯합니다.

6. 바이어가 간지러워 할 부분을 긁어 줘야 합니다. 예를 들어서 바이어가 급하게 물건을 원하고 있을 경우는 신속한 업데이트 고지를 통해서 생산 현황 및 생산 스케쥴을 체크하여 통보를 하여 현재 진행되고 있는 제품의 딜레이에 대한 걱정을 덜어 줍니다. 그리고 항상 바이어가 원하는 생산 스케쥴보다 몇 일 더 여유있게 실생산 계획을 잡아서 진행을 해야만...바이어가 초조해 지지 않는다는 점도 명심하시길 바랍니다....예를 들어 바이어가 4월 10일까지 생산을 끝내고 선적을 원한다면 라인측과는 4월 5일까지는 생산을 완료해야 된다는 것입니다. 비록 하루 이틀 늦춰지더라도 바이어에게는 아무런 영향이 없을테니깐요....

재차, 다 아시는 내용들이고 님들도 지금 이것 보다 좋고 효율적인 방식으로 커뮤니케이션을 하고 계시리라 생각됩니다만 제 경험을 공유코져 올린 것이니 아무쪼록 참조 바랍니다.

http://blog.empas.com/dowinker/1808662